教大家Excel 如何避免數(shù)據(jù)重復(fù)輸入

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在使用Excel處理大量數(shù)據(jù)時，經(jīng)常會遇到數(shù)據(jù)重復(fù)錄入的現(xiàn)象，借助Microsoft Excel 2007，數(shù)據(jù)重復(fù)輸入這樣的問題可以輕松得到解決。

工作人員在輸入相應(yīng)數(shù)據(jù)時，為了避免發(fā)生重復(fù)錄入的現(xiàn)象，可以執(zhí)行如下的操作步驟：

(1)首先在Microsoft Excel 2007中選擇要輸入的數(shù)據(jù)區(qū)域，如A2:G22單元格區(qū)域。然后單擊功能區(qū)中的“開始”選項卡，在“樣式”功能組中單擊【條件格式】下拉菜單，選擇【突出顯示單元格規(guī)則】|【重復(fù)值】命令，如圖1所示。

圖1 設(shè)置條件格式

(2)此時，Excel將打開“重復(fù)值”對話框，如圖2所示。在這里可以根據(jù)需要自行定義重復(fù)值單元格內(nèi)數(shù)據(jù)的顏色格式(如 “淺紅填充色深紅文本”)。單擊【確定】按鈕后即可生效，一旦不慎在工作表的單元格區(qū)域中輸入了重復(fù)數(shù)據(jù)，當(dāng)前單元格就會立即變成紅色，給您以提示。

圖2 為重復(fù)數(shù)據(jù)設(shè)置條件格式

如果在Excel工作表中已經(jīng)完成了大量數(shù)據(jù)的輸入工作，需要將可能重復(fù)的數(shù)據(jù)找出來并將其刪除，那么可以按照如下方法操作：

(1)選中需要檢查并刪除重復(fù)項的單元格區(qū)域，并單擊功能區(qū)中的“數(shù)據(jù)”選項卡，在“數(shù)據(jù)工具”功能組中單擊【刪除重復(fù)項】按鈕，如圖3所示。

圖3 數(shù)據(jù)工具

(2)此時打開“刪除重復(fù)項”對話框，選擇需要對哪些列進行重復(fù)值檢查，如圖4所示。

圖4 選擇核查重復(fù)值的列

(3)設(shè)置完成后單擊“確定”按鈕，Excel將對選中的列進行重復(fù)值檢查，并給出處理結(jié)果的提示信息，如圖5所示。

圖5 Excel核查處理結(jié)果