如何使用365個(gè)Microsoft表單創(chuàng)建一個(gè)快速 簡(jiǎn)單的在線表單

您不需要Web設(shè)計(jì)或開(kāi)發(fā)人員技能來(lái)使用在線表單來(lái)請(qǐng)求一些信息。這個(gè)過(guò)程很簡(jiǎn)單，但大多數(shù)人都沒(méi)有意識(shí)到這些選項(xiàng)是可用的。如果您對(duì)Office365有訂閱，則可以將Microsoft表單置于沒(méi)有專門(mén)技能集的情況下工作。創(chuàng)建表單后，您可以簡(jiǎn)單地共享鏈接。然后，接收者可以使用該鏈接使用PC、膝上型計(jì)算機(jī)或者甚至移動(dòng)設(shè)備來(lái)訪問(wèn)該表單。在本文中，我將介紹365Microsoft表單。

我在Windows 10(64位)操作系統(tǒng)上使用了Office 365訂閱(2016)的Edge和OneDrive for Business。沒(méi)有可下載的演示文件。如果您沒(méi)有365訂閱，可以考慮使用GoogleDocs，但本文中沒(méi)有關(guān)于GoogleDocs的說(shuō)明。

請(qǐng)參閱：比較圖表：Office套件(TECHProResearch)

你想從一個(gè)好的計(jì)劃開(kāi)始：你的需求是什么？您需要存儲(chǔ)哪些數(shù)據(jù)類型？您要如何選擇?這些是你要回答的問(wèn)題。在我們的示例中，我們將創(chuàng)建一個(gè)簡(jiǎn)單的表單，收件人可以使用此表單來(lái)報(bào)告志愿者工作時(shí)間。他們將回答以下問(wèn)題：

請(qǐng)記住，Microsoft表單是一個(gè)簡(jiǎn)單的限制功能，所以不要太復(fù)雜。

使用MicrosoftForms創(chuàng)建快速表單很容易，但您需要一個(gè)Office 365帳戶。要開(kāi)始工作，請(qǐng)使用瀏覽器導(dǎo)航到http://forms.microsoft.com.上的microsoft窗體。如果您尚未登錄，則需要使用Office 365憑據(jù)登錄。進(jìn)入后，單擊MyForms(圖A)，然后單擊NewForm。

首先，通過(guò)單擊“無(wú)題”表單，給表單一個(gè)有意義的名稱，最多90個(gè)字符。您還可以為表單輸入一個(gè)副標(biāo)題，它最多可以包含1000個(gè)字符。單擊AddProblems(圖B)將顯示如圖C所示的選項(xiàng)。如果單擊“更多”，您將看到另外兩個(gè)選項(xiàng)：排名和Likert。(Microsoft Forms使用的是“問(wèn)題”一詞，而不是“控制”或“字段”，我也會(huì)這樣做。)

單擊“文本”，輸入要用戶輸入的數(shù)據(jù)的問(wèn)題或說(shuō)明。在這種情況下，輸入“姓”，如圖D所示。單擊“需要”強(qiáng)制用戶輸入此問(wèn)題的值。還請(qǐng)注意長(zhǎng)答案選項(xiàng)。文本問(wèn)題最多可以處理4000個(gè)字符(包括空格)。如果單擊長(zhǎng)答案，回答問(wèn)題將顯示較長(zhǎng)的條目。為名字創(chuàng)建第二個(gè)文本問(wèn)題。接下來(lái)，單擊“添加問(wèn)題”，輸入自愿的日期和描述問(wèn)題。

下一個(gè)問(wèn)題有選項(xiàng)。單擊“添加問(wèn)題”，然后單擊“選擇”。輸入類別，然后輸入如圖E所示的選項(xiàng)。單擊“添加”選項(xiàng)可添加更多選項(xiàng)。

你幾乎都做完了。添加時(shí)間問(wèn)題。最后，完整的問(wèn)題是“是”/“否”問(wèn)題。Microsoft表單沒(méi)有提供“是”/“否”類型，因此請(qǐng)使用選擇類型。

若要預(yù)覽窗體，請(qǐng)單擊右上角的預(yù)覽。圖F顯示了簡(jiǎn)單的形式。向下滾動(dòng)查看所有問(wèn)題和提交按鈕。單擊Mobile查看窗體在移動(dòng)設(shè)備上的呈現(xiàn)方式。

此時(shí)，您可能需要做一些修改。若要?jiǎng)h除問(wèn)題，請(qǐng)單擊該問(wèn)題，然后單擊“刪除問(wèn)題”選項(xiàng)(“垃圾”圖標(biāo))。在“刪除問(wèn)題”的右側(cè)，您可以單擊“向上移動(dòng)問(wèn)題”或“向下移動(dòng)問(wèn)題”以重新排序問(wèn)題。單擊“更多選項(xiàng)”(右下角的省略號(hào)按鈕)訪問(wèn)兩個(gè)選項(xiàng)：字幕和限制。

當(dāng)您需要顯示屏幕提示或進(jìn)一步澄清問(wèn)題的目的時(shí)，請(qǐng)使用字幕。使用限制設(shè)置輸入值的幾個(gè)限制。例如，編輯小時(shí)問(wèn)題以拒絕除數(shù)字?jǐn)?shù)字以外的任何其他內(nèi)容。單擊“其他選項(xiàng)”并選擇“限制”。這樣做會(huì)顯示一個(gè)新的下拉列表；數(shù)字是默認(rèn)的。繼續(xù)單擊下拉列表，這樣您就可以看到可以應(yīng)用的不同類型的限制，如圖G所示。接下來(lái)，您可能需要添加一個(gè)主題，如圖H所示。只需單擊主題(右上)并選擇一個(gè)預(yù)定義的主題選項(xiàng)。(移動(dòng)設(shè)備上看不到主題。)

您可能已經(jīng)注意到了Response選項(xiàng)卡。如果您單擊它(在設(shè)計(jì)視圖中)，您將看到您的在線表單沒(méi)有響應(yīng)。那是因?yàn)槟氵€沒(méi)分享。若要共享表單，請(qǐng)單擊“共享”(預(yù)覽中右上角).

您的表單的目的將確定您使用的共享限制的類型。在共享表單之前，單擊“更多選項(xiàng)”，然后選擇“設(shè)置”。這些選項(xiàng)是不言自明的，但您應(yīng)該了解這些選項(xiàng)，以及如何訪問(wèn)這些選項(xiàng)。您可以與任何人共享表單或?qū)⑵湎拗茷榻M織中的人員。您還可以對(duì)響應(yīng)進(jìn)行時(shí)間限制?；煜催x項(xiàng)將對(duì)每個(gè)應(yīng)答者隨機(jī)重新排序問(wèn)題。

對(duì)于我們的例子，發(fā)送一個(gè)鏈接到表單的電子郵件給你自己。您可以將鏈接粘貼到共享區(qū)域，發(fā)送QR代碼，或?qū)⒈韱吻度氲讲┛突蚓W(wǎng)頁(yè)中。所有這些都很容易實(shí)現(xiàn)?，F(xiàn)在，單擊“共享”開(kāi)始。默認(rèn)情況下，只有組織中的人員才能向您的表單提交響應(yīng)。單擊下拉列表，并選擇具有鏈接的任何人都可以響應(yīng)。這可能是最不安全的共享選項(xiàng)，所以請(qǐng)確保您對(duì)此選擇感到滿意。

單擊“電子郵件”啟動(dòng)Outlook（或您的默認(rèn)郵件客戶端）并確認(rèn)操作。Microsoft表單填充對(duì)象和主體。您可以更改您喜歡的任何內(nèi)容，但不要修改鏈接。輸入收件人；如在圖I中看到的，我將其發(fā)送給自己。將鏈接發(fā)送給您自己。到達(dá)時(shí)，單擊鏈接以訪問(wèn)窗體作為應(yīng)答者。請(qǐng)確保輸入數(shù)據(jù)，以便您可以看到MicrosoftForms中的響應(yīng)（更高版本）。

現(xiàn)在，鏈接很可笑，這很可能會(huì)引起收件人的麻煩。您可以以兩種方式中的一種方式來(lái)改進(jìn)鏈接。您可以在<>括號(hào)中封閉長(zhǎng)鏈接。即使鏈接在“郵件”窗口中換行，請(qǐng)單擊將識(shí)別整個(gè)鏈接。它是可靠的，但它不會(huì)總是工作的。您可以使用TINYURL創(chuàng)建更短的鏈接。而不是如前面所做的那樣單擊“郵件”，單擊“鏈接”，然后單擊“復(fù)制”。接下來(lái)，訪問(wèn)tinyurl.com，單擊輸入長(zhǎng)URL以進(jìn)行微小控制，然后按Ctrl+V，然后單擊MakeTinyUrl！按鈕。然后，單擊“復(fù)制到剪貼板”，返回Outlook，然后粘貼新鏈接。聽(tīng)起來(lái)很復(fù)雜，但很簡(jiǎn)單。

在測(cè)試表單后，您可能需要進(jìn)行更改。例如，我添加了一個(gè)新的類別、工作細(xì)節(jié)和一個(gè)新的項(xiàng)目完成選項(xiàng)，正在進(jìn)行中。要進(jìn)行更改，請(qǐng)登錄到Microsoft表單中，然后打開(kāi)您的志愿者小時(shí)表單。在表單預(yù)覽中，您可以進(jìn)行任何更改，如前面所做的那樣。

參見(jiàn)：在MicrosoftOffice(免費(fèi)PDF)中你永遠(yuǎn)不應(yīng)該做的30件事(TechRepublic)

若要查看響應(yīng)，請(qǐng)返回Micros of t窗體并打開(kāi)志愿窗體。單擊“響應(yīng)”選項(xiàng)卡；圖J顯示了一個(gè)響應(yīng)。單擊Excel中的“打開(kāi)”鏈接將數(shù)據(jù)下載為Excel文件，以便您可以通過(guò)在線表單分析和報(bào)告您收集的數(shù)據(jù)。

無(wú)論好壞，您必須是365個(gè)訂閱者才能使用MicrosoftForms。他們非常容易創(chuàng)造和分享，但它是有代價(jià)的。問(wèn)題選項(xiàng)是有限的，您不能使用代碼或腳本進(jìn)一步自動(dòng)化該過(guò)程。在好的一面，你可以創(chuàng)建一個(gè)數(shù)據(jù)輸入表格，調(diào)查，甚至是一個(gè)測(cè)試，將顯示正確的答案后，答辯人完成，很少的努力和時(shí)間。你也不需要任何專門(mén)的訓(xùn)練來(lái)處理這個(gè)整潔的特性。

請(qǐng)繼續(xù)關(guān)注，因?yàn)樵诮酉聛?lái)的幾個(gè)月里，我們將看到更多的在線表單選項(xiàng)。

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在我可以的時(shí)候，我回答讀者的問(wèn)題，但沒(méi)有保證。除非請(qǐng)求，否則不要發(fā)送文件；到達(dá)附帶文件的幫助的初始請(qǐng)求將被刪除。您可以發(fā)送您的數(shù)據(jù)的屏幕截圖來(lái)幫助澄清您的問(wèn)題。例如，當(dāng)聯(lián)系我時(shí)，請(qǐng)盡可能具體。例如，"請(qǐng)對(duì)我的工作簿進(jìn)行故障排除，并修復(fù)什么是錯(cuò)誤"可能不會(huì)收到響應(yīng)，但是"你能告訴我這個(gè)公式為什么不返回預(yù)期結(jié)果嗎？"可能。請(qǐng)?zhí)峒澳罢谑褂玫膽?yīng)用程序和版本”。在幫助讀者時(shí)，我沒(méi)有為我的時(shí)間或?qū)I(yè)知識(shí)報(bào)銷我的時(shí)間或?qū)I(yè)知識(shí)。我也不要求讀者提供幫助。