G套件管理員的5個(gè)重要任務(wù)

在處理各種各樣的日常變化時(shí)，G Suite管理員會(huì)添加新賬戶，并允許新設(shè)備在用戶加入組織時(shí)進(jìn)行連接，為附加解決方案授權(quán)應(yīng)用程序，并在用戶離開(kāi)、設(shè)備停止使用或需要通過(guò)應(yīng)用程序時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

有時(shí)，帳戶、設(shè)備或連接的應(yīng)用程序保持活動(dòng)的時(shí)間比正常時(shí)間長(zhǎng)。如果G Suite管理員不在辦公室，或者忙于其他緊急任務(wù)，這些常規(guī)更改可能會(huì)被推遲或忽略，而且當(dāng)G Suite管理員是兼職任務(wù)而不是全職工作時(shí)，延遲的可能性會(huì)增加。

謹(jǐn)慎的管理員會(huì)定期評(píng)估G套件的管理控制臺(tái)設(shè)置，并在其他工作需求較少的時(shí)候(比如在休息或假期期間)安排檢查。例如，你可以把下面的工作作為年終計(jì)劃的重要組成部分。詳細(xì)的回顧可能會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間，特別是當(dāng)您的組織包含大量的人員、設(shè)備或應(yīng)用程序時(shí)。

您將需要一個(gè)能夠訪問(wèn)組織的G Suite管理控制臺(tái)的G Suite管理員帳戶，并且希望確保您所做的任何更改都得到了組織的批準(zhǔn)。

檢查用戶帳戶列表，以確?；顒?dòng)帳戶對(duì)應(yīng)于應(yīng)該擁有它們的人員集。要在管理控制臺(tái)中執(zhí)行此操作，請(qǐng)選擇Users并查看帳戶列表。若要掛起和/或刪除任何不需要的帳戶，請(qǐng)將光標(biāo)放在要調(diào)整的帳戶行中，選擇More，然后掛起。不要選擇刪除，如果你可能需要保存任何數(shù)據(jù)從該帳戶。

在擁有數(shù)百或數(shù)千個(gè)帳戶的大型組織中，您可能會(huì)將帳戶列表導(dǎo)出到電子表格，以便與從其他地方獲得的活躍雇員列表(例如，人力資源或會(huì)計(jì)/工資單)進(jìn)行比較。要導(dǎo)出列表，選擇Download Users (account列表上面)。您可以將當(dāng)前選擇的列或所有用戶信息列導(dǎo)出到谷歌工作表或逗號(hào)分隔的值文件(圖a)。

對(duì)G Suite設(shè)備的檢查允許您刪除任何不需要訪問(wèn)組織數(shù)據(jù)的設(shè)備。在管理控制臺(tái)中，選擇Devices，然后移動(dòng)設(shè)備，以查看Android和Apple設(shè)備以及相關(guān)用戶帳戶的列表。您可以根據(jù)最后一次同步對(duì)列表進(jìn)行排序，以便輕松地識(shí)別不再使用的舊設(shè)備(圖B)。

一旦確定要?jiǎng)h除的設(shè)備，就可以采取適當(dāng)?shù)男袆?dòng)來(lái)保護(hù)組織數(shù)據(jù)。根據(jù)您的組織使用的設(shè)備和移動(dòng)管理選項(xiàng)的類型，這些選項(xiàng)可能允許您從設(shè)備刪除組織數(shù)據(jù)，或阻止或完全刪除設(shè)備。

圖B

在G Suite管理控制臺(tái)中，檢查設(shè)備，看看是否有需要?jiǎng)h除的設(shè)備。

審查套件應(yīng)用程序、額外的谷歌服務(wù)、市場(chǎng)應(yīng)用程序和通過(guò)SAML(安全斷言標(biāo)記語(yǔ)言)鏈接的任何應(yīng)用程序，以確定不再需要的任何應(yīng)用程序。然后瀏覽每個(gè)app組(圖C)，點(diǎn)擊列表app右側(cè)的垂直三點(diǎn)式菜單，選擇一個(gè)選項(xiàng)，例如關(guān)閉所有人或者移除組織訪問(wèn)權(quán)限。

檢查每個(gè)應(yīng)用程序的設(shè)置，以確保配置符合組織的需要。新的應(yīng)用程序功能有時(shí)會(huì)提供新的應(yīng)用程序設(shè)置，因此要針對(duì)每個(gè)應(yīng)用程序組(G套件、額外的谷歌服務(wù)、市場(chǎng)應(yīng)用程序和SAML應(yīng)用程序)調(diào)整它們。請(qǐng)仔細(xì)注意那些影響共享的設(shè)置，如谷歌驅(qū)動(dòng)器數(shù)據(jù)、日歷共享或Gmail委托的設(shè)置。

有時(shí)，谷歌做出的更改可能需要來(lái)自G Suite管理員、帳戶持有人或兩者的操作。例如，在2019年8月，谷歌宣布了從傳統(tǒng)的Hangouts到Hangouts Chat和Hangouts Meet過(guò)渡的時(shí)間表，過(guò)渡將從2020年中期開(kāi)始。類似地，云打印的支持頁(yè)面表明，到2020年底將不支持云打印。如果您依賴于這兩種服務(wù)中的任何一種，請(qǐng)檢查所宣布的更改并相應(yīng)地制定計(jì)劃。