不要對(duì)谷歌文檔的發(fā)展做任何假設(shè)

上周，我給一個(gè)客戶打電話，我們約定的時(shí)間。我的電話轉(zhuǎn)到語(yǔ)音信箱。幾分鐘后我又試了一次。語(yǔ)音信箱了。

當(dāng)我們終于聯(lián)系上時(shí)，她說(shuō):“哦，對(duì)不起。我接了另一個(gè)電話。這是一條業(yè)務(wù)線?！?/p>

一個(gè)隨機(jī)來(lái)電占去了我們預(yù)定的通話時(shí)間。我很沮喪。我認(rèn)為，無(wú)法在預(yù)定時(shí)間進(jìn)行溝通會(huì)使遠(yuǎn)程工作變得困難。

她采用了一種過(guò)時(shí)的假設(shè)，即所有來(lái)電都必須接。她的行為忽視了

來(lái)電顯示和語(yǔ)音信箱存在的事實(shí)。這些工具允許我們選擇接受哪些調(diào)用，并存儲(chǔ)我們錯(cuò)過(guò)的調(diào)用者的消息。

我們“知道是真的”驅(qū)動(dòng)著我們的行為。但有時(shí)，我們需要重新審視我們的假設(shè)，努力改變一種習(xí)慣。例如，讓我們來(lái)看看當(dāng)您遷移到谷歌文檔時(shí)可能做出的5個(gè)假設(shè)。

(事實(shí):本地谷歌文件沒(méi)有。其他文件。)

在桌面計(jì)算時(shí)代，當(dāng)您保存一個(gè)文檔時(shí)，它會(huì)占用您系統(tǒng)上的空間。當(dāng)您將Microsoft Office文檔、PDF或視頻存儲(chǔ)到谷歌驅(qū)動(dòng)器時(shí)，該文件會(huì)影響您的存儲(chǔ)限制。

但是，谷歌格式的文件，如谷歌文檔、工作表、幻燈片或繪圖，不計(jì)入您在谷歌驅(qū)動(dòng)器上的存儲(chǔ)配額。您可以創(chuàng)建任意多的Google-native文件。換句話說(shuō)，雖然谷歌文檔不會(huì)占用您的存儲(chǔ)空間，但Word文檔會(huì)減少可用的存儲(chǔ)空間。

為了節(jié)省空間，當(dāng)您將文件上載到谷歌驅(qū)動(dòng)器時(shí)，可以將Office文件轉(zhuǎn)換為本機(jī)谷歌格式。這樣，這些文件就不會(huì)影響您的總可用谷歌驅(qū)動(dòng)器存儲(chǔ)空間。

(事實(shí):沒(méi)有。相反，你可以說(shuō)話。)

在你的瀏覽器中打開(kāi)一個(gè)谷歌文檔，然后選擇工具>語(yǔ)音輸入(或按Ctrl+Shift+S)以啟用語(yǔ)音輸入。你談?wù)摵凸雀璧奈臋n類(lèi)型。

語(yǔ)音輸入還可以理解許多編輯指令。使用語(yǔ)音命令，您可以在文檔中移動(dòng)光標(biāo);選擇、剪切、復(fù)制、粘貼、格式化和刪除文本。對(duì)于完整的選項(xiàng)列表，在語(yǔ)音輸入處于活動(dòng)狀態(tài)時(shí)，請(qǐng)說(shuō)“查看所有語(yǔ)音命令”。

(事實(shí):支持頁(yè)面有幫助。插圖和視頻也可以。)

閱讀有幫助，但有時(shí)視頻幫助更大。例如，我最近需要更換一個(gè)門(mén)把手，所以我從當(dāng)?shù)氐奈褰鸬曩I(mǎi)了一個(gè)。制造商的說(shuō)明書(shū)看起來(lái)很復(fù)雜，有小字體和插圖。于是我在YouTube.com上搜索“如何更換門(mén)把手”。我找到了幾個(gè)展示整個(gè)過(guò)程的視頻。幾分鐘后，我毫不費(fèi)力地?fù)Q了個(gè)門(mén)把手。

谷歌在許多地方提供文檔。你可以了解谷歌的文檔在:

-標(biāo)準(zhǔn)支持頁(yè)面:https://support.google.com/docs，

-說(shuō)明提示https://apps.google.com/learing-center/products/docs/，和

-工作YouTube頻道的谷歌視頻。

(事實(shí):不一定。)

谷歌允許您控制創(chuàng)建的每個(gè)文檔的共享設(shè)置。在web上，選擇“共享”按鈕，然后選擇“高級(jí)”。然后，您可以添加個(gè)人訪問(wèn)(即。，添加一個(gè)人的電子郵件地址)或調(diào)整鏈接共享設(shè)置(即，在文件的“誰(shuí)有權(quán)限”設(shè)置下選擇“更改…”)。您可以選擇范圍從“網(wǎng)絡(luò)上的公共”到“特定的人”到完全私有的選項(xiàng)。

然而，谷歌應(yīng)用程序管理員可以限制組織中人員的共享選項(xiàng)。例如，學(xué)生可能無(wú)法與區(qū)外的人共享文件。或者，醫(yī)院系統(tǒng)可能會(huì)將共享選項(xiàng)限制給同事和特定的可信任的合作組織。谷歌應(yīng)用程序提供管理員選項(xiàng)。如果遇到限制，請(qǐng)與谷歌應(yīng)用程序管理員聯(lián)系。

(事實(shí):沒(méi)有。至少在你倒完垃圾之前是這樣的——甚至在你倒完垃圾之后也是如此。)

當(dāng)您從谷歌驅(qū)動(dòng)器中刪除一個(gè)文件時(shí)，它將移動(dòng)到垃圾箱中—在您清空垃圾箱之前，它將一直停留在垃圾箱中。

你可以恢復(fù)你的文件——只要你沒(méi)有清空垃圾桶。要將一個(gè)文件移出垃圾箱，請(qǐng)?jiān)L問(wèn)drive.google.com，然后從左側(cè)菜單中選擇垃圾箱。找到要恢復(fù)的文件(或文件夾)，選擇它，然后選擇“恢復(fù)”。

如果你是谷歌應(yīng)用程序的用戶，管理員可能會(huì)幫助你恢復(fù)文件——即使你已經(jīng)清空了垃圾。通常，谷歌應(yīng)用程序管理員可以恢復(fù)在過(guò)去25天內(nèi)從垃圾中刪除的文件。

當(dāng)您從一個(gè)安裝軟件和本地文件環(huán)境遷移到谷歌文檔時(shí)，您仍然需要?jiǎng)?chuàng)建、存儲(chǔ)、共享和恢復(fù)文檔。但是，為了從這個(gè)基于web的協(xié)作工具中獲得最大的好處，您可能需要檢查您對(duì)文檔和文件的假設(shè)。

還看到:

如何傳輸您的文件到谷歌驅(qū)動(dòng)器

谷歌通過(guò)新的語(yǔ)音輸入和編輯功能來(lái)更新文檔

快速提示:共享谷歌驅(qū)動(dòng)器文檔現(xiàn)在更容易了

如何在Chromebook上創(chuàng)建說(shuō)明視頻