建立聯(lián)系 協(xié)作應(yīng)用程序在數(shù)字轉(zhuǎn)型中的作用

無(wú)論是零售商通過(guò)商品在網(wǎng)上而不是實(shí)體店,媒體公司交換打印像素或公司尋求授權(quán)一線員工,一個(gè)主題在業(yè)務(wù)越來(lái)越普遍:數(shù)字平臺(tái)現(xiàn)在成功的基礎(chǔ),成功取決于員工可以實(shí)時(shí)合作,在任何時(shí)間,從任何地方。

由于員工分布廣泛，而且勞動(dòng)力流動(dòng)性更強(qiáng)，許多公司近年來(lái)不得不迅速調(diào)整策略，以保持競(jìng)爭(zhēng)力。這種努力的關(guān)鍵是能夠有效地使用最新的通信和協(xié)作工具來(lái)共享信息和思想。Slack等即時(shí)通訊應(yīng)用、Skype等商務(wù)視頻會(huì)議應(yīng)用以及dropbox等在線文件共享應(yīng)用的興起，為企業(yè)提供了大量工具，可以用來(lái)支撐企業(yè)增長(zhǎng)和連接。

特別是，越來(lái)越多地采用基于團(tuán)隊(duì)的協(xié)作軟件和改進(jìn)的業(yè)務(wù)流程幫助組織變得更加敏捷。

IDC研究主管韋恩•庫(kù)茲曼(Wayne Kurtzman)表示:“利用團(tuán)隊(duì)協(xié)作應(yīng)用程序的公司報(bào)告稱，它們的團(tuán)隊(duì)和個(gè)人生產(chǎn)率顯著提高，擁有更快的營(yíng)銷時(shí)間，并(更快地)執(zhí)行項(xiàng)目。”

但是，讓所有員工都朝著同一個(gè)方向前進(jìn)——甚至使用相同的軟件——并不容易。企業(yè)高管充分意識(shí)到現(xiàn)代數(shù)字工具對(duì)員工的重要性，他們發(fā)現(xiàn)自己正在追趕員工在辦公室外依賴的應(yīng)用程序和設(shè)備。

“消費(fèi)者現(xiàn)在希望一次點(diǎn)擊購(gòu)買，兩次點(diǎn)擊返回。當(dāng)這些消費(fèi)者去工作的時(shí)候，他們期待著同樣輕松的合作、溝通和完成工作，就像他們?cè)诩?、在社區(qū)或家庭工作時(shí)所享受的一樣。”庫(kù)茲曼說(shuō)道。

德勤的一份報(bào)告顯示，近80%的公司高管認(rèn)為員工的工作經(jīng)驗(yàn)很重要，但只有22%的人認(rèn)為他們的公司在為員工創(chuàng)造一個(gè)富有成效的工作環(huán)境方面“非常出色”。

這一差距表明，企業(yè)正越來(lái)越多地在努力尋找合適的工具，以保持員工的工作效率和幸福感。

這樣做對(duì)于吸引和留住員工至關(guān)重要。“畢竟，為什么他們?cè)诩依锘驗(yàn)楹⒆觽兊淖闱蚓銟?lè)部合作要比在工作中更容易呢?””庫(kù)茲曼問(wèn)道。“在工作之余，他們有同樣深度的溝通、協(xié)作和完成工作的能力，這是有意義的。”

Gartner副總裁分析師杰弗里·曼恩(Jeffrey Mann)在最近的一份研究報(bào)告中表示，員工的數(shù)字體驗(yàn)應(yīng)該與客戶相當(dāng)。

“…通常情況下，員工的經(jīng)歷對(duì)于業(yè)務(wù)和應(yīng)用程序的領(lǐng)導(dǎo)者來(lái)說(shuō)是次要的。“他們忽視了從市場(chǎng)營(yíng)銷和客戶關(guān)系管理中獲得的關(guān)于客戶體驗(yàn)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)對(duì)員工的相關(guān)性。許多用來(lái)創(chuàng)造快樂(lè)顧客的技巧也可以用來(lái)鼓勵(lì)有生產(chǎn)力的員工。”

Valet Living是一家住宅禮賓和便利設(shè)施服務(wù)提供商，F(xiàn)acebook的Workplace enterprise社交網(wǎng)絡(luò)目前被用于連接40個(gè)州的6000名員工——其中90%是兼職員工。這一部署幫助新員工更快地融入公司。

Valet Living首席人力資源官亨利•托萊多(henry Toledo)表示:“可以理解的是，在我們采用在線協(xié)作工具之前，很難始終如一、徹底地與員工合作。”

托萊多說(shuō)，員工可以通過(guò)他們?cè)趥€(gè)人生活中已經(jīng)熟悉的平臺(tái)獲取相關(guān)培訓(xùn)材料。

“我們知道它的關(guān)鍵部門同事成功所需的技能和居民和我們的客戶提供一致的體驗(yàn),所以我們創(chuàng)建了一個(gè)圖書館的培訓(xùn)資源,包括我們的在線培訓(xùn)數(shù)據(jù)庫(kù),代客U,讓所有新同事有機(jī)會(huì)達(dá)到速度快速高效地,”他說(shuō)。

托萊多表示，使用數(shù)字協(xié)作工具(以前僅通過(guò)電子郵件是不可能的)將不同的員工聯(lián)系起來(lái)的能力帶來(lái)了切實(shí)的商業(yè)利益，并降低了員工流失率。

他說(shuō):“隨著我們?cè)谡麄€(gè)組織內(nèi)的合作越來(lái)越多，我們注意到，聯(lián)系度與Valet Living員工保留率的穩(wěn)步上升之間存在直接聯(lián)系。”“自一年前Workplace引入以來(lái)，我們的員工保留率增加了20%，這證明我們有能力讓員工從一開(kāi)始就感到受歡迎。”

在慧儷體重中心(Weight Watchers)，公司高管發(fā)現(xiàn)，2018年在全球范圍內(nèi)向1.8萬(wàn)名員工推出工作場(chǎng)所有助于內(nèi)部知識(shí)共享。

“(我們面臨的)一個(gè)大問(wèn)題或挑戰(zhàn)是，我們?nèi)绾巫屗腥藞F(tuán)結(jié)起來(lái)?”公司公關(guān)高級(jí)副總裁斯黛絲·舍勒(Stacie Sherer)在早些時(shí)候的一次采訪中說(shuō)。“我們?nèi)绾未蚱莆覀兊牟煌牡赜蛑g的筒倉(cāng),我們?nèi)绾未蚱莆覀冎g的筒倉(cāng)公司總部和所有的人,可能只工作幾個(gè)小時(shí)一個(gè)星期但想感受更大的一部分嗎?”

舍勒說(shuō)，員工們對(duì)此舉表示歡迎。她說(shuō):“一名受訪者說(shuō)，‘我覺(jué)得我和其他國(guó)家的同事一起工作，我覺(jué)得我和他們很熟，因?yàn)樗麄冊(cè)谶@里建立了聯(lián)系。’”“因?yàn)槟憧梢詣?chuàng)建自己的個(gè)人資料，而且除了專注于工作合作和溝通的小組之外，還有一些個(gè)人興趣小組，你可以用其他方式來(lái)了解你的同事。”

許多企業(yè)現(xiàn)在意識(shí)到需要改進(jìn)協(xié)作以保持競(jìng)爭(zhēng)力;毫不奇怪，在社交軟件和協(xié)作工具上的支出一直在上升。據(jù)Gartner預(yù)測(cè)，到2023年，這一數(shù)字將達(dá)到48億美元，幾乎是2018年估計(jì)的27億美元的兩倍。

波士頓咨詢集團(tuán)(Boston Consulting Group)對(duì)大約40個(gè)數(shù)字轉(zhuǎn)型項(xiàng)目進(jìn)行了調(diào)查，發(fā)現(xiàn)那些將文化變革作為其數(shù)字轉(zhuǎn)型項(xiàng)目的一部分的組織，其財(cái)務(wù)成功率(90%)遠(yuǎn)高于那些忽視文化的組織(17%)。

例如，金融軟件供應(yīng)商Intuit正將其轉(zhuǎn)型努力更多地集中于創(chuàng)新，而不是管理基礎(chǔ)設(shè)施。Intuit CIO Atticus Tysen說(shuō):“數(shù)字轉(zhuǎn)型既是一種商業(yè)和技術(shù)上的轉(zhuǎn)變，也是一種思維方式和文化上的轉(zhuǎn)變。”

該公司一直在使用Slack的工作流協(xié)作應(yīng)用，以促進(jìn)員工之間的思想共享，無(wú)論他們的位置。泰森說(shuō):“Slack是我們通過(guò)即時(shí)通訊將全球不同地點(diǎn)和地點(diǎn)的員工聯(lián)系起來(lái)的一種方式，同時(shí)也為志趣相投的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)創(chuàng)造了機(jī)會(huì)，讓他們有一個(gè)不需要長(zhǎng)時(shí)間會(huì)議或多封電子郵件就能進(jìn)行對(duì)話的地方。”

“利用Slack，我們可以讓思維模式和文化轉(zhuǎn)變，找到更多的機(jī)會(huì)，在規(guī)模上高效工作。”

另一個(gè)Slack用戶，數(shù)據(jù)分析公司Splunk，也有類似的經(jīng)歷。

“對(duì)我們來(lái)說(shuō)，Slack是真正開(kāi)始改變溝通文化的承諾，”Splunk負(fù)責(zé)學(xué)習(xí)和發(fā)展的副總裁弗雷德·麥卡米斯(Fred McAmis)說(shuō)。

在部署該應(yīng)用程序之前，Splunk依靠各種不同的工具進(jìn)行通信。“營(yíng)銷有一種工具，而產(chǎn)品和工程有另一種，”他說(shuō)。當(dāng)我們的首席技術(shù)官加入時(shí)，他選擇了Slack做工程。它一開(kāi)始只是一個(gè)試點(diǎn)項(xiàng)目，很快就在整個(gè)組織中傳播開(kāi)來(lái)。”

如今，短而有針對(duì)性的即時(shí)消息幫助團(tuán)隊(duì)推進(jìn)項(xiàng)目。“它是實(shí)時(shí)的，相比之下，電子郵件是非常正式的，”他說(shuō)。

改進(jìn)的協(xié)作過(guò)程也有助于公司保持敏捷的業(yè)務(wù)規(guī)模。McAmis表示:“在Splunk，我們的員工基數(shù)逐年增長(zhǎng)，這意味著我們必須保持公司的經(jīng)驗(yàn)。”

他說(shuō)，明確的職業(yè)發(fā)展路徑有助于員工保持積極性。還有一個(gè)松弛的領(lǐng)導(dǎo)力課程的渠道，可以提供給企業(yè)各個(gè)層次的員工。

“雖然訓(xùn)練是主要的事情，但我相信學(xué)習(xí)需要強(qiáng)化，”McAmis說(shuō)。“所以我們利用Slack來(lái)補(bǔ)充培訓(xùn)，并為我們的員工提供一種保持聯(lián)系的方式，提醒他們自己所學(xué)到的東西。”Slack讓我們能夠快速共享知識(shí)，創(chuàng)建知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)。”

近年來(lái)，數(shù)字化轉(zhuǎn)型的焦點(diǎn)主要集中在辦公室職員身上。但企業(yè)軟件供應(yīng)商現(xiàn)在將協(xié)作、溝通和生產(chǎn)力工具瞄準(zhǔn)了更廣泛的員工，如零售、制造和醫(yī)療員工。這些第一線的服務(wù)和任務(wù)工作者代表了許多組織投資的一個(gè)新興領(lǐng)域。

微軟(Microsoft)更是如此，該公司自2018年底以來(lái)一直將目標(biāo)對(duì)準(zhǔn)一線員工。“(一線員工)是全球員工中很大的一部分，目前科技對(duì)他們的服務(wù)極其匱乏，”微軟(Microsoft)現(xiàn)代職場(chǎng)垂直領(lǐng)域副總裁艾瑪•威廉姆斯(Emma Williams)去年表示。“我們提供的是一種可定制的體驗(yàn)，真正關(guān)注的是基于角色的移動(dòng)優(yōu)先工作者。”

該公司在其團(tuán)隊(duì)協(xié)作工具上增加了大量更新，以吸引一線員工。這些新增功能包括新的移動(dòng)應(yīng)用程序功能、與第三方日程安排應(yīng)用程序的整合以及一個(gè)員工“表?yè)P(yáng)”工具。

弗吉尼亞州的管道供應(yīng)公司ferguson就是一個(gè)利用團(tuán)隊(duì)成功吸引前線工人的公司。該公司組建了團(tuán)隊(duì)，并開(kāi)始轉(zhuǎn)向基于渠道的溝通方式，以更快、更有效的信息共享來(lái)幫助改善客戶服務(wù)。

對(duì)于展廳顧問(wèn)來(lái)說(shuō)，這一變化尤為重要，因?yàn)樗麄儽仨毣卮鹂蛻舻膯?wèn)題，反復(fù)檢查庫(kù)存，并通常協(xié)助采購(gòu)。

“從歷史上看，展示廳顧問(wèn)必須拿起電話，或者走到實(shí)體倉(cāng)庫(kù)的后臺(tái)辦公室，說(shuō)，‘嘿，我在找這個(gè)產(chǎn)品;我們有嗎?你能把它拿出來(lái)嗎?弗格森商業(yè)流程主管托尼•莫里斯(Tony Morris)去年解釋道。“這對(duì)客戶來(lái)說(shuō)不是很好的體驗(yàn)——可能需要時(shí)間。”

通過(guò)團(tuán)隊(duì)渠道，弗格森的銷售人員現(xiàn)在可以使用移動(dòng)設(shè)備快速向后臺(tái)發(fā)送信息請(qǐng)求，從而更好地關(guān)注客戶。“他們可以繼續(xù)服務(wù)客戶，但直接通過(guò)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)用程序獲得反饋，這很好，因?yàn)樗麄兛梢詫⑦@些信息提供給客戶，而不必讓客戶等待……(讓客戶)坐在那里等待。”

這種改變可以帶來(lái)更高效、更敬業(yè)的員工——以及更快樂(lè)的客戶。

盡管許多組織現(xiàn)在才剛剛開(kāi)始為一線員工投資工具，但隨著業(yè)務(wù)案例變得更加清晰，更多的資金可能還在路上。工作場(chǎng)所的演變已經(jīng)在進(jìn)行中，還將繼續(xù)。

庫(kù)茲曼說(shuō):“我們正在開(kāi)始讓每個(gè)工人都成為知識(shí)工作者。“一個(gè)企業(yè)的合作更有效率，有更多的想法，更多的想法可以采取行動(dòng)。”